1.拟定年预算-----国际学术交流活动(按季拟定)
(系学会国事长拟定预算给本系秘书提请下一年度补助预算)
2.提交补助签呈
2.1系学会国事部厂颁翱搁贰负责人、厂颁翱笔贰负责人、埼玉负责人及参加国际会议同学确定出国名单及交换国家，须先拟定花费预算表逕自向校外相关机构申请补助
2.2若未获得校外机构之补助，始得将预算表连同邀请函或相关参加证明於出国前一个月前提交本系系学会国事部长
2.3本系系学会国事部长拟定签呈并呈国际事务与交换学生委员会主席
2.4本系秘书将经国际事务与交换学生委员会主席签准之签呈转呈系主任
3.办理补助核销
3.1 系學會國事部國事長、SCORE負責人、SCOPE負責人和埼玉負責人以Facebook社團的方式提醒交換学生至校務資訊系統個人資料中輸入銀行匯款帳號及其他相關核銷注意事項，國際會議部分由系學會國事長及亞醫負責人負責提醒申請國際會議補助的同學，申請補助之同學亦需自行留意核銷通知。
3.2 參加國際會議或交換生者，需於出國日前一個月至校務資訊系統個人資料中輸入銀行匯款帳號(需為郵局帳號)，並填妥出差單，連同邀請函(參加證明)與校外申請補助證明，通知國事長轉交系秘，以便相關會計手續。
3.3 於學期間參加國際會議或交換生者，需於回國日起遞交核銷文件之正本及兩份影本給系學會國事部各部門負責人，各部門負責人統一收齊後交給國事長，正本繳交學校核銷，影本由國事部保存；於寒暑假參加國際會議或交換生者，需於開學日起一個月內完成上述程序。
3.4 核銷應準備文件為：
3.4.1 出差單(理應於出國前一個月)
3.4.2 出差旅費報告表
(注意：若收据上金额非台币者须附上银行之匯率对照，以出国前一天之即时卖出為匯率换算，若使用之货币没有列在台湾银行之匯率中而使用其他换算方法者须註明原因)
3.4.3 黏貼憑證
(注意：请申请同学以铅笔留下联络电话在凭证上方便行政人员联络，未留下连络电话者一律以校内电子信件通知，若同学因消极联繫而致权益受损，后果自负)
(以下单据3.4.3.1词3.4.3.3请各以胶水浮贴於空白础4纸上，并在背面以铅笔註明姓名，相关文件以不重叠為黏贴原则)
3.4.3.1 電子機票
3.4.3.2 代收轉付收據
(注意：
* 需為正本，不得為影本
* 需請旅行社打印──買受人：长庚大学；統一編號：02612701；日期
* 摘要部分需在細項前打印姓名，且因學校僅補助機票，其他項目如保險、簽證
* 須分開打印，以利會計作業
* (任何塗改部分需請旅行社蓋上店章及旅行社老闆私章(非經手人私章)
* 旅行社所需之開箱費恕不補助 )
3.4.3.3登机证
(注意：
* 電子機票中顯示有幾筆記錄就要有幾張登機證，且出發地即抵達地需與電子機票中相符
* 登機證遺失者須自行向航空公司申請補發登機證明，若未依規定繳交，學校得拒絕補助 )
3.4.3.4 國際會議註冊費證明
(注意：并非邀请函，文中需註明註册费费用，参与国际会议者得向医联会或亚医申请)
3.4.4 因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書(搭乘國外班機者)
3.4.5 心得（繳交電子檔及紙本各一份，電子檔另外以電郵繳交）
4 .系學會國事長統合所有同學之核銷文件之後，於文件收齊並審核完畢後交給本系秘書，若文件不齊、不符或有疑慮則退回國事部長。
5. 由本系秘書輸入MIS系統，列印出單據黏貼單，將核銷文件遞交學校
5.1 若會計室對於申請補助同學之核銷文件有疑慮則退回本系秘書，若需要申請同學補齊文件，則請系秘書通知國事長轉達申請同學，申請同學應於二週內向系秘書領回資料，自行前往會計室說明或補齊文件。
6.若有任何問題請電洽医学系秘書 (03)2118800 #3700