為有效減少本校多次催办產生，並鼓勵積極協助處理之人員，每半年進行統計，並呈報至校长之「NOTES系統異常案件多次催办改善檢討彙整表」，将一併呈报当期协助於第2次催辦排除之件數及人員，並針對前一年度未發生多次催办單位之窗口，安排公開場合頒發獎狀予以表揚。
為确实统计排除催办数量，请窗口协助处理步骤如下：
- 至主管信箱设定催办通知信转寄（设定方式详简报）
- 於第1次收到主管转寄之催办通知时（此时為该案件被催办第2次），即协助被催办人员排除催办事项，避免该案件形成第3次催辦（即「多次催办」，常見催辦排除方式詳简报）。
- 完成被催办事项后（仅通知，未排除不算），将该封通知信连同处理相关说明（如检验逾期催办：X/X完成检验展延传签，或X/X完成檢驗），轉寄給校长室潘盈君（直接轉寄notes信至D000011272），确认催办事项确实排除后，将计入「异常发生前排除件数」，但若未於第3次催办发生前完成排除，亦不计入件数。
注意事项
- 應確認催辦事項完成，才將信件轉寄校长室。
- 未能於第3次催辦前完成排除，將不計入异常发生前排除件数（以「多次催办(或提示)案件瞭解及处理提报表」是否出表為準）。